MEDIABORNEO.NET, BALIKPAPAN – Tahun 2024 hampir berakhir, namun upaya Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kalimantan Timur (Kaltim) untuk memperkuat pengelolaan arsip di Benua Etam terus berlangsung.
Dalam Rapat Kerja Teknis (Rakernis) yang digelar pada Kamis (14/11/2024) di Ballroom Hotel Platinum, Balikpapan, DPK Kaltim tidak hanya mengapresiasi kinerja Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) dan Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang telah berhasil mengelola arsip dengan baik, tetapi juga menyampaikan rencana pengawasan kearsipan untuk periode 2025-2029.
Rakernis yang dihadiri oleh puluhan peserta dari berbagai LKD dan OPD se-Kalimantan Timur ini menjadi momentum penting untuk meningkatkan pemahaman mengenai pentingnya kearsipan dalam pemerintahan.
Selain itu, acara ini juga membahas instrumen audit kearsipan dan kebijakan pengawasan arsip yang akan diterapkan dalam lima tahun ke depan.
Plt Kepala DPK Kaltim, Anita Natalia Krisnawati, dalam sambutannya menyampaikan, tujuan dari Rakernis ini bukan hanya untuk memberikan penghargaan kepada yang terbaik, tetapi juga sebagai ajang evaluasi dan pengingat bagi setiap instansi untuk menjaga ketertiban arsip sesuai dengan prosedur yang berlaku.
“Rakernis ini adalah pengingat untuk setiap LKD dan OPD, sejauh mana kita telah tertib dalam mengelola arsip sesuai dengan ketentuan yang ada. Penghargaan yang diberikan kepada enam LKD dan OPD terbaik bukan hanya sekadar pencapaian, tetapi juga sebagai langkah awal untuk menyadari betapa pentingnya arsip sebagai landasan hukum dalam setiap proses pemerintahan,” ucapnya.
Selain memberikan penghargaan, DPK Kaltim juga mengungkapkan rencana besar untuk pengawasan kearsipan di masa depan. Pengawasan ini akan mencakup seluruh OPD dan LKD di Kalimantan Timur, dengan tujuan untuk memastikan seluruh arsip dikelola secara dinamis dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
“Rencana pengawasan kearsipan untuk periode 2025-2029 diharapkan akan memberikan dampak positif bagi tata kelola pemerintahan yang transparan dan akuntabel,” katanya.
Staf Ahli Gubernur Bidang SDA, Perekonomian Daerah, dan Kesejahteraan Rakyat, Arief Murdiyanto, yang juga turut hadir dalam acara ini, mengatakan, hasil dari pengawasan kearsipan akan menjadi salah satu acuan dalam menentukan indeks kinerja penyelenggaraan arsip pada masing-masing OPD.
“Pengawasan ini bukan hanya untuk menilai seberapa baik arsip dikelola, tetapi juga sebagai indikator bagi kami untuk melihat sejauh mana komitmen setiap OPD dalam menjaga kualitas arsip demi transparansi dan akuntabilitas pemerintah,” ujarnya.
Rakernis ini semakin mempertegas betapa pentingnya kearsipan dalam menunjang kinerja pemerintahan yang baik. Arsip yang terkelola dengan baik bukan hanya berguna dalam melaksanakan tugas administratif, tetapi juga menjadi bukti sah yang dapat dipertanggungjawabkan kepada publik, terutama saat dilakukan audit atau pemeriksaan.
Narasumber dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Zita Asih Suprastiwi, menerangkan, salah satu masalah utama dalam pengelolaan arsip adalah kurangnya pemahaman tentang pentingnya fungsi arsip itu sendiri.
“Arsip sering kali dianggap sepele, padahal ia adalah salah satu komponen penting dalam menjaga integritas dan kepercayaan publik. Jika arsip tidak dikelola dengan baik, instansi bisa berisiko terikat hukum,” bebernya.
Menurutnya, arsip yang tidak sesuai dengan standar atau tidak terkelola dengan baik bisa berdampak pada kredibilitas pemerintah. Data yang disimpan dalam arsip memiliki peran vital, tidak hanya untuk kepentingan administratif, tetapi juga sebagai bukti yang diperlukan untuk memastikan bahwa segala keputusan dan kebijakan pemerintah sesuai dengan ketentuan yang ada.
Sebagai bagian dari Rakernis, DPK Kaltim juga memberikan penghargaan kepada enam LKD dan OPD dengan pengelolaan arsip terbaik sepanjang tahun 2023. Penghargaan ini diberikan berdasarkan evaluasi terhadap sistem pengelolaan arsip yang dinamis dan sesuai dengan standar yang ditetapkan.
Enam pemenang penghargaan ini membuktikan komitmen mereka dalam menjaga ketertiban arsip, yang tidak hanya penting bagi instansi itu sendiri, tetapi juga untuk memberikan transparansi dan akuntabilitas kepada publik.
*Kategori LKD Kab/Kota:
1.Diarpus Kukar
2.DPK Kota Bontang
3.Diskapus Paser
*Kategori OPD se-Kalimantan Timur:
1.DPTPH Kaltim
2.Disperindagkop Kaltim
3.Dinas Pariwisata Kaltim
(Adv/Budi/M Jay)
