Mediaborneo.net, Kukar – Upaya menjaga warisan sejarah dan memperkuat tata kelola kearsipan kembali dilakukan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Provinsi Kalimantan Timur. Melalui Bidang Pengelolaan dan Akuisisi Arsip (PA), DPK Kaltim menggelar evaluasi hasil alih media arsip statis milik Kabupaten Kutai Kartanegara, di Kantor DPK Kaltim, Jalan Bung Tomo, Samarinda, Senin (25/8/2025).
Kegiatan ini dihadiri langsung oleh jajaran Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus) Kabupaten Kutai Kartanegara, dengan fokus pada pemeriksaan 52 berkas arsip statis yang berasal dari rentang tahun 1996 hingga 2004.
Arsip-arsip tersebut merupakan dokumen penting yang telah dialihmediakan ke dalam format digital, sehingga memerlukan evaluasi untuk menjamin keaslian, keutuhan, dan nilai guna informasinya.
Plt. Kepala Bidang PA DPK Kaltim, Risnawati, menegaskan bahwa evaluasi ini merupakan langkah krusial dalam memastikan arsip statis yang dialihmediakan benar-benar terjaga kualitasnya dan tetap sah dimiliki oleh Pemerintah Kabupaten Kutai Kartanegara.
“Evaluasi ini penting untuk menjamin bahwa arsip statis yang telah dialihmediakan tetap memiliki nilai guna informasi yang tinggi serta layak masuk dalam sistem pengelolaan arsip digital. Kegiatan ini juga menjadi bagian dari upaya pelestarian memori kolektif daerah,” kata Risnawati.
Ia menambahkan, keberadaan arsip statis digital tidak hanya menjadi bukti otentik penyelenggaraan pemerintahan, tetapi juga aset penting yang bisa dimanfaatkan untuk penelitian, pendidikan, hingga penyusunan kebijakan daerah di masa depan.
Kepala Bidang Perlindungan dan Penyelamatan Arsip Diarpus Kukar, Varia Fadillah, menyebutkan bahwa pelaksanaan evaluasi ini merupakan wujud nyata penerapan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (Perka ANRI) Nomor 1 Tahun 2023 tentang Autentikasi Arsip Statis.
“Kami sangat mengapresiasi pelaksanaan evaluasi ini sebagai sarana untuk memperkaya khasanah arsip serta penelusuran arsip. Evaluasi ini membuka peluang untuk mengetahui keberadaan arsip yang sebelumnya tidak teridentifikasi, sehingga dapat ditelusuri lebih lanjut ke lokasi pencipta arsip,” kata Varia.
Varia menambahkan bahwa arsip-arsip baru yang ditemukan dalam proses evaluasi akan segera diinventarisasi ke dalam Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis (SKKAD). Dari situ, akan ditentukan apakah arsip tersebut masuk kategori arsip terbuka yang dapat diakses publik, atau arsip tertutup dengan pembatasan tertentu.
Kegiatan ini juga didukung oleh jajaran arsiparis dan tim teknis dari Diarpus Kukar, antara lain Siti Noergaimah, (Arsiparis Ahli Muda Diarpus Kukar), Rita Wahyuni (Ketua Tim Diarpus Kukar), serta M. Nur Hikmah (Ketua Tim Alih Media Diarpus Kukar). Kehadiran mereka menunjukkan bahwa proses evaluasi dilakukan secara serius, profesional, dan sesuai dengan standar kearsipan nasional.
Di era digital seperti sekarang, pengelolaan arsip tidak lagi hanya berfokus pada penyimpanan fisik. Alih media arsip menjadi langkah strategis agar dokumen bersejarah tetap terjaga sekaligus mudah diakses. Evaluasi yang dilakukan DPK Kaltim bersama Diarpus Kukar membuktikan bahwa transformasi digital kearsipan bukan hanya tren, melainkan kebutuhan untuk menjamin keberlanjutan memori kolektif bangsa.
Dengan langkah ini, arsip-arsip yang dahulu tersimpan dalam bentuk fisik kini bisa diakses lebih cepat, aman dari risiko kerusakan, serta dapat dimanfaatkan lintas generasi.
Melalui evaluasi arsip statis ini, DPK Kaltim dan Diarpus Kukar kembali meneguhkan komitmennya untuk menghadirkan tata kelola arsip yang lebih modern, transparan, dan bermanfaat bagi masyarakat. Kolaborasi keduanya juga diharapkan mampu menjadi role model bagi kabupaten/kota lain di Kalimantan Timur dalam mengelola arsip daerah secara digital dan profesional. (ADV/Kominfo Kukar)
