MEDIABORNEO.NET, SAMARINDA – Sebanyak 2.801 lembar Arsip Bappeda Kaltim dimusnahkan, Senin (22/8/2022).
Wakil Gubernur Kaltim Hadi Mulyadi, Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kaltim HM Syafranuddin dan Kepala Bappeda Kaltim Aswin melakukan pemusnahan lembar arsip secara simbolis, yang dilaksanakan di Kantor Bappeda Kaltim lantai 1.
Wagub Hadi Mulyadi mengakui, terdapat beberapa kendala yang menyebabkan arsip penting OPD belim baik. Di antaranya, saat ini belum semua OPD di lingkupnya melakukan pengarsipan semua dokumen yang dinilai penting. Padahal, pengarsipan sangat penting.
Selain itu, minimnya sarana penyimpanan arsip, juga menjadi kendala yang besar. Sehingga diperlukan adanya peran dari Pemprov Kaltim untuk mensuport dengan anggaran.
“Belum semua instansi mempunyai kesadaran untuk menyimpan arsip dengan baik dan memang sarana pengarsipan kita masih belum memadai, sehingga perlu intervensi pemerintah, termasuk saya di dalamnya untuk melakukan penganggaran di kearsipan,” ujarnya.
Mantan Legislator Senayan dan Karang Paci ini mendorong seluruh OPD di lingkupnya agar pengarsipan dokumen-dokumen penting dapat dilakukan dengan lebih baik.
“Budaya pengarsipan itu dimulai dari diri dan keluarga, sehingga ketika dia jadi pejabat atau apa, maka dia punya kesadaran bahwa arsip ini adalah sesuatu yang penting.
Sementara itu, Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kaltim HM Syafranuddin menyampaikan, pihaknya terus berkoordinasi dengan OPD di lingkungan Pemprov Kaltim untuk menyimpan arsip data dengan lengkap, rinci dan detail. Selanjutnya, arsip yang sudah masuk kategori dapat dimusnahkan sesuai peraturan perundang-undangan, maka dilakukan pemusnahan.
“Kita punya 54 OPD ditambah 75 UPTD, sehingga dipastikan banyak arsip yang disimpan, tapi itu tidak bisa dilakukan lama, sehingga dilakukan pemusnahan. Tentu harus dipilah lagi, disortir dan melalui beberapa tahap dan ada kategorinya, ” ujarnya.
Dikatakan, pengarsipan data atau dokumen di OPD nantinya dilakukan dengan sistem digital, yang lebih mudah, cepat dan efisien.
“Kalau terjadi kasus, kita tingg cari saja. Karena ke depan saya ingin, hanya dengan sekali klik digital, maka dokumen yang diperlukan langsung keluar, ” katanya.
Kepala Bappeda Kaltim Aswin menjelaskan, dokumen arsip di OPD yang dipimpinnya ini menjadi OPD pertama di lingkungan Pemprov Kaltim yang melakukan pemusnahan dokumen arsip sesuai Undang-Undang.
“Untuk saat ini yang dimusnahkan 2.801 lembar arsip dengan 2 kode, keuangan dan perencanaan 050 dan 900. 2 kode ini sangat penting, tapi sudah tidak ada gunanya lagi. Jadi pemusnahan ini dilakukan supaya tidak mengganggu arsip lain yang tidak berdaya guna. Ini juga memang sudah waktunya sudah habis, sehingga kita usul dihapuskan, ” terangnya.
Masih kata dia, arsip dokumen yang dimusnahkan tersebut mulai dari arsip tahun 1994 hingga 2010. Sedangkan arsip tahun 2010 hingga 2020 masih dalam tahap seleksi.
Dalam usulan pemusnahan arsip dokumen ini, Bappeda Kaltim telah melalui beberapa tahap hingga dikeluarkan izin pemusnahan.
“2021 kita mulai pembentukan tim penilai, dilakukan penyeleksian. Arsip disusun, daftar arsipnya juga disusun sampai dengan penilaian. Kemudian persetujuan Gubernur diterima, baru kita lakukan pemusnahan. Jadi tidak sembarangan melakukan pemusnahan,” imbuhnya.
Penulis : Koko
Editor : Oen
